Czy KSeF zmieni struktury współpracy przedsiębiorców z biurami rachunkowymi?

Krajowy System e-faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Jego głównym zadaniem jest centralizacji rejestru faktur w obrocie gospodarczym. Dla usystematyzowania nazewnictwa ustawodawca w art. 2 ustawy o VAT przedstawił fakturę wystawioną przy użyciu KSeF jako fakturę ustrukturyzowaną. Dokument księgowy przyjmuje w KSeF format xml, jednak jego wizualizacja przedstawia się jak standardowe faktury w formie papierowej.

Obowiązek fakturowania w KSeF

Obowiązek fakturowania za pośrednictwem KSeF wejdzie w życie:

  • z dniem 1 lipca 2024 r. – dla czynnych podatników VAT,
  • z dniem 1 stycznia 2025 r. – dla podatników zwolnionych z VAT.

Procedura fakturowania w KSeF

Uproszczony schemat drogi faktury w zakresie korzystania z KSeF można ograniczyć do kilku, prostych kroków:

  1. Utworzenie faktury w programie do fakturowania,
  2. wysłanie faktury do KSeF,
  3. przetworzenie wysłanej faktury przez system = uznanie jej za wystawioną,
  4. akceptacja odbioru faktury przez nabywcę,
  5. pobranie faktury przez kontrahenta z platformy,
  6. zaksięgowanie faktury w ewidencji księgowej nabywcy.

Rola biur księgowych w systemie KSeF

Przedstawiony powyżej schemat działania może sugerować, że całość procesu fakturowania spoczywa na przedsiębiorcy lub kontrahencie. Trzeba jednak pamiętać, że w sytuacji, kiedy system do wystawiana faktur jest udostępniany przedsiębiorcy w ramach usługi księgowej, to na biurze księgowym spoczywa odpowiedzialność dbałości, aby program ten był odpowiednio kompatybilny z KSeF.

Zmiany w umowach księgowych związane z KSeF

Z uwagi na pojawiające się nowe obowiązki ciążące na podmiotach świadczących usługi księgowe, warto z perspektywy przedsiębiorcy, zastanowić się nad podpisaniem aneksu do zawartej umowy o usługi księgowe.

Szkolenie pracowników i zarządzanie uprawnieniami w KSeF

Nie można także zapomnieć o powinności zapoznania się wszystkich pracowników biura rachunkowego z zasadami odpowiedniego pobierania faktur z systemu rządowego.

Korzyści z systemu KSeF dla przedsiębiorców i biur księgowych

System KSeF zwolni również z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji. Wszystkie one będą przechowywane bezpośrednio w systemie.

Przygotowania do obowiązkowego korzystania z KSeF

Na dzień dzisiejszy przystąpienie do korzystania z faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne. Nie można jednak zapomnieć, że obowiązek korzystania z KSeF dosięgnie każdego przedsiębiorcę.

Autor:

Joanna Krajewska

Doradca podatkowy, FCCA

 

Skontaktuj się ze specjalistą