Wystawianie faktur w KSeF – kto ponosi odpowiedzialność?

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy, którzy dobrowolnie przystąpili do systemu. Natomiast, od 1 lipca 2024 roku, korzystanie z KSeFu będzie obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców będących podatnikami podatku VAT.

Jak nowe rozwiązanie wpływa na kształtowanie odpowiedzialności przedsiębiorców oraz obsługujących ich biur rachunkowych? Kto odpowiada za wystawienie faktury – osoba, która podała dane i uzupełniła fakturę czy osoba, która faktycznie wprowadziła ją do systemu?

KSeF – Nowe rozwiązania

Wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy będą zmuszeni do dostosowania swoich systemów do obsługi faktur elektronicznych. Pracownicy biur rachunkowych będą musieli opanować nowy system fakturowania, często korzystając przy tym z zewnętrznych oprogramowań. Dla wielu może się to wiązać z trudnościami i znaczącymi zmianami.

    Odpowiedzialność biur rachunkowych

    Umowa z biurem rachunkowym może obejmować prowadzenie przez biuro ksiąg, ale może też rozszerzać te obowiązki. W związku z tym, współpraca między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym w zakresie fakturowania, może przybrać jedną z trzech form:

    • Przedsiębiorca przygotowuje fakturę i wystawia ją w systemie,
    • Przedsiębiorca przygotowuje fakturę, a biuro rachunkowe wystawia ją w systemie,
    • Biuro rachunkowe przygotowuje fakturę i wystawia ją w systemie

    Przedsiębiorca ma możliwość nadania uprawnień do dostępu do swojego profilu KSeF konkretnej osobie, na przykład pracownikowi biura rachunkowego, który prowadzi jego księgi.

    Z nowelizowanych przepisów wynika, że odpowiedzialność za fakturę wystawioną w KSeF ponosi osoba faktycznie ją tam wprowadzająca. Korzystając więc z dwóch z trzech modeli współpracy wymienionymi powyżej (drugiego i trzeciego), odpowiedzialność za błędy w fakturach (nawet tych przygotowanych przez przedsiębiorcę) spoczywałaby na pracownikach biura księgowego „podpisujących się” pod wystawieniem swoimi danymi.

    Wystawienie przez pracownika biura faktur obarczonych błędami, nawet niewynikającymi z jego winy, wiązać się może z odpowiedzialnością na gruncie Kodeksu Karnego Skarbowego, który przewiduje kary pieniężne aż do 34.560.000 złotych, a nawet kary pozbawienia wolności.

    Do powyższego katalogu zaliczają się faktury:

    • wystawione przez podmiot nieistniejący,
    • stwierdzające czynności, które nie zostały dokonane (faktury puste),
    • podające kwoty niezgodne z rzeczywistością (faktury nierzetelne),
    • potwierdzające czynności, do których zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego dotyczące bezwzględnej nieważności czynności prawnej oraz pozorności czynności.

      KSeF – Odpowiedzialność podatnika

      Odpowiedzialność za wdrożenie i używania KSeFu ponosić będzie podatnik. Planuje się wprowadzenie kar, nakładanych przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji, gdy podatnik:

      • nie wystawił faktury przy użyciu KSeF (rozumiane jako brak wystawienia faktury),
      • wystawił w okresie awarii KSeF fakturę w postaci elektronicznej, która jest niezgodna z udostępnionym wzorem,
      • nie przesłał do KSeF w określonym terminie faktury wystawionych podczas awarii.

      Wysokość kar pieniężnych ma wynosić:

      • do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze obarczonej uchybieniem,
      • do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze – w przypadku faktury, na której nie ma wykazanego podatku (stawka 0% VAT)

      Podsumowanie

      Krajowy System e-Faktur miał być rozwiązaniem zapewniającym dokładniejszą kontrolę nad procesami fakturowania oraz ułatwiającym i systematyzującym obrót. Niestety, zapowiadane rozwiązania w kwestii odpowiedzialności za dokumenty wprowadzane do KSeF nie spotykają się z pozytywnym odbiorem wśród pracowników biur rachunkowych. Na razie brak zapowiedzi jakichkolwiek zmian.

       

      Autor:

      Joanna Krajewska

      Doradca podatkowy, FCCA

       

      Skontaktuj się ze specjalistą