Wystawianie faktur w KSeF: kto odpowiada za błędy firmy i biura rachunkowego?

Za rozliczenie podatku nadal odpowiada podatnik

Zlecenie prowadzenia księgowości lub wystawiania faktur nie przenosi samo w sobie zobowiązania podatkowego na biuro rachunkowe. Zasadę odpowiedzialności podatnika za własne zobowiązania określa art. 26 Ordynacji podatkowej. Uprawnienie w KSeF pozwala działać w imieniu firmy, ale nie zastępuje przepisów o tym, kto jest podatnikiem.

Jeżeli więc firma rozliczy VAT nieprawidłowo, umowa z księgowym nie gwarantuje, że urząd będzie dochodził podatku od księgowego. Odrębną kwestią pozostaje ewentualne roszczenie wobec biura o naprawienie szkody. W spółkach mogą występować także szczególne podstawy odpowiedzialności innych osób, ale wymagają one osobnej oceny ustawowych przesłanek.

Kiedy może odpowiadać biuro rachunkowe?

Zakres obowiązków biura wynika przede wszystkim z umowy i rzeczywiście wykonywanych czynności. Samo prowadzenie ksiąg nie oznacza jeszcze zobowiązania do przygotowywania i wysyłania wszystkich faktur sprzedaży. Trzeba sprawdzić, czy biuro miało je wystawiać, jedynie pobierać dokumenty z KSeF, czy również badać stawki VAT oraz dokumenty źródłowe transakcji.

Przy odpowiedzialności kontraktowej znaczenie mają m.in. naruszenie obowiązku, szkoda i związek przyczynowy. Podstawową regulację zawiera art. 471 Kodeksu cywilnego; przy korzystaniu z pracowników i innych wykonawców istotny jest także art. 474. Nie każda dopłata podatku jest automatycznie szkodą wyrządzoną przez biuro — prawidłowo należny podatek przedsiębiorca mógłby mieć obowiązek zapłacić także przy bezbłędnej obsłudze. Osobno analizuje się np. odsetki lub inne dodatkowe koszty.

Przykład modelowy: firma przekazała terminowo komplet prawidłowych danych, a biuro zobowiązało się do wysyłki i kontroli jej wyniku. Dokument utknął w kolejce błędów, której nikt nie sprawdził. Ocena odpowiedzialności będzie inna niż w sytuacji, w której klient po terminie przekazał nieprawdziwe dane o transakcji. W obu przypadkach trzeba odtworzyć przebieg zdarzeń i ustalenia stron.

Odpowiedzialność karna skarbowa wymaga indywidualnej oceny

Kodeks karny skarbowy opiera odpowiedzialność na przesłankach konkretnego czynu i winie. Znaczenie mają m.in. art. 1, 4 i 9 KKS, a przy wystawianiu faktur także art. 62. Należy ustalić, co dana osoba wiedziała, jaki miała zakres obowiązków, czy zajmowała się sprawami gospodarczymi podmiotu i czy swoim zachowaniem wypełniła znamiona czynu zabronionego. Nie wolno zastępować tego ustalenia założeniem, że każda pomyłka to przestępstwo.

W szczególności techniczne uwierzytelnienie użytkownika w KSeF nie tworzy odpowiedzialności karnej bez winy. Z drugiej strony osoba świadomie wystawiająca nierzetelne faktury nie uzyskuje ochrony tylko dlatego, że działała na polecenie klienta albo miała upoważnienie w systemie. Ewentualne sankcje zależą od kwalifikacji czynu, okoliczności i przepisów obowiązujących w dacie jego popełnienia.

Właśnie dlatego nie ma sensu straszyć jedną maksymalną kwotą grzywny dla wszystkich błędów. Opóźnienie techniczne, błędna stawka VAT i świadome dokumentowanie fikcyjnej sprzedaży wymagają różnych analiz.

Kary za naruszenia KSeF: przepisy i projekt zmiany to różne rzeczy

Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje odrębne kary administracyjne związane z naruszeniami obowiązków KSeF. Ich górna granica wynosi do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku — do 18,7% należności ogółem. To limity ustawowe, a nie automatyczna kara za każdy błąd. Według dotychczasowych regulacji sankcje te mają dotyczyć naruszeń od 1 stycznia 2027 r.

Ważne na 15 października 2026 r.: 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło zamiar przedłużenia odroczenia kar do końca 2027 r. Oficjalny projekt UD477 przewiduje przesunięcie stosowania tych przepisów na 1 stycznia 2028 r. Samo MF zaznacza jednak, że potrzebna jest zmiana ustawy. Zapowiedzi i projektu nie należy traktować jak już obowiązującej nowelizacji.

Przed oceną zdarzenia z 2027 r. trzeba ponownie sprawdzić ogłoszone przepisy. Źródłami są FAQ MF dotyczące sankcji, komunikat MF z 16 września 2026 r. oraz oficjalny opis projektu UD477. Odroczenie szczególnych kar KSeF nie oznacza ogólnej zgody na fikcyjne faktury albo nierzetelne rozliczanie podatku.

Nie należy też przedstawiać samego naruszenia sposobu wystawienia lub terminu przesłania faktury do KSeF jako automatycznej podstawy grzywny karnej skarbowej. Art. 106ni ust. 4 przewiduje wyłączenie postępowań karnych skarbowych w zakresie wskazanych w nim obowiązków. To odrębna kwestia od odpowiedzialności za nierzetelną treść faktury lub rozliczeń.

Przyjęcie faktury przez system nie potwierdza prawidłowego VAT

KSeF sprawdza warunki techniczne przyjęcia dokumentu, w tym zgodność z właściwą strukturą. Nadany numer KSeF nie jest potwierdzeniem, że transakcja rzeczywiście miała miejsce, wybrano właściwą stawkę albo prawidłowo ustalono prawo do odliczenia. Kontrola merytoryczna pozostaje potrzebna po stronie przedsiębiorcy i księgowości.

W zwykłym trybie online trzeba też odróżnić próbę wysyłki od skutecznego przyjęcia faktury. Komunikat błędu wymaga reakcji. Dla trybów offline i awarii obowiązują odrębne zasady wystawienia i późniejszej wysyłki, dlatego procedura nie może ograniczać się do zdania „program zrobi to automatycznie”.

Co zachować, jeśli pojawi się błąd lub spór?

• Umowę z biurem rachunkowym, aneksy oraz instrukcję obiegu dokumentów.
• Dane źródłowe transakcji i dowód, kiedy przekazano je do wystawienia faktury.
• Informację, kto zatwierdził treść, oraz rejestr właściwych uprawnień.
• Oryginalny dokument, numer KSeF, potwierdzenia przetwarzania, komunikaty odrzucenia i zgłoszenia techniczne.
• Korespondencję dotyczącą korekty i opis podjętych działań naprawczych.

Takie dokumenty pozwalają ocenić zdarzenie konkretnie, bez przerzucania odpowiedzialności między firmą a księgowością. Zasady podziału czynności przedstawiamy w artykule KSeF a biuro rachunkowe: jak ułożyć współpracę. Jeżeli najpierw trzeba ustalić sam obowiązek korzystania z systemu, zobacz wyłączenia i rozwiązania przejściowe KSeF.

Masz błąd w fakturowaniu albo spór o zakres odpowiedzialności? Opisz sytuację zespołowi BTLA. Wskaż datę zdarzenia, rodzaj dokumentu, rolę poszczególnych osób i to, czy otrzymałeś już pismo organu. Po wstępnym ustaleniu zakresu sprawy można określić potrzebne dokumenty i koszt analizy. Zobacz również obsługę kontroli i postępowań podatkowych.

Podstawy prawne

• Ordynacja podatkowa — w szczególności art. 26.
• Kodeks cywilny — w szczególności art. 471 i 474.
• Kodeks karny skarbowy — w szczególności art. 1, 4, 9 i 62.
• Zestawienie przepisów KSeF publikowane przez MF, z uwzględnieniem rozróżnienia ustawy i projektu opisanego powyżej.