Otrzymanie prawidłowej faktury nie oznacza automatycznie, że cały wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. W CIT trzeba sprawdzić rzeczywiste wykonanie świadczenia, jego związek z działalnością, ustawowe wyłączenia oraz moment rozpoznania. Dotyczy to również faktury ustrukturyzowanej otrzymanej przez KSeF.
Najpierw cel i rzeczywisty charakter wydatku
Zasadniczy test wynika z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT: koszt powinien służyć osiągnięciu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła. Ocena dotyczy gospodarczych okoliczności poniesienia wydatku. Nie wymaga, aby każdy racjonalny zakup zakończył się zyskiem, ale wymaga wykazania jego celu.
Następnie trzeba sprawdzić art. 16 i inne ograniczenia. Wydatek na działalność może być wyłączony z kosztów albo objęty limitem. Przykładami są określone wydatki na samochody, koszty reprezentacji i część kosztów finansowania. Wprowadzenie faktury do programu nie znosi tych zasad.
KSeF potwierdza obieg faktury, a nie wykonanie usługi
Faktura w systemie nie stanowi sama w sobie dowodu, że konsultacja, kampania marketingowa lub praca projektowa rzeczywiście zostały wykonane w opisanym zakresie. Numer KSeF nie zastępuje raportu, rezultatu pracy, protokołu odbioru czy korespondencji dotyczącej realizacji.
Przy usługach niematerialnych warto zebrać umowę lub zamówienie, opis zakresu, dowody wykonania oraz wyjaśnienie wykorzystania rezultatu przez spółkę. Dokumentacja powinna odpowiadać realnemu zakupowi. Nie ma potrzeby tworzenia fikcyjnych protokołów tam, gdzie wykonanie wynika z innych wiarygodnych materiałów.
Moment ujęcia nie zawsze wynika z daty faktury
Koszty bezpośrednio związane z przychodami rozlicza się według reguł powiązania z odpowiednimi przychodami. Koszty pośrednie mają inne zasady, w tym dotyczące okresów przekraczających rok podatkowy. Przy środkach trwałych wydatek może być rozliczany przez amortyzację, a nie jednorazowo.
Przykładowo, zakup maszyny za 300 000 zł nie staje się automatycznie kosztem miesiąca otrzymania faktury. Trzeba ustalić, czy powstał środek trwały, kiedy przyjęto go do używania i jakie zasady amortyzacji są dostępne. Podobnie zaliczka na przyszłą usługę nie jest tym samym co poniesiony koszt wykonanej usługi. Szczegóły inwestycji omawiamy w ramach podatkowego rozliczania inwestycji.
Płatności: zasady 2026 i uchwalona zmiana na 2027 r.
Na 31 października 2026 r. art. 15d nadal przewiduje ograniczenia dotyczące określonych płatności, w tym rachunku płatniczego, wykazu podatników VAT i obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności. Trzeba zbadać warunki konkretnej transakcji oraz dostępne wyjątki i sposoby usunięcia skutków naruszenia. Nie każda płatność na inny rachunek automatycznie pozbawia kosztu.
Ustawa opublikowana pod poz. 1371 z 2026 r. zmienia te zasady od 1 stycznia 2027 r. W art. 15d pozostanie ograniczenie dotyczące płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego przy transakcjach objętych art. 19 Prawa przedsiębiorców. Usunięcie określonych sankcji kosztowych nie znosi automatycznie obowiązków wynikających z ustawy o VAT.
Ważny jest przepis przejściowy: do płatności z faktur wystawionych przed 1 stycznia 2027 r. stosuje się dotychczasowe brzmienie art. 15d. Przelew w styczniu 2027 r. za fakturę z grudnia 2026 r. nie przechodzi więc automatycznie na nowe zasady. O kwalifikacji nie decyduje wyłącznie data przelewu.
Lista kontroli przed zamknięciem miesiąca
Dla istotnego zakupu warto potwierdzić pięć elementów: co wykonano, po co spółka kupiła świadczenie, jakie dokumenty to potwierdzają, czy istnieje ograniczenie kosztowe i kiedy koszt powinien zostać rozpoznany. Przy podmiotach powiązanych dochodzi kontrola rynkowości i ewentualnych obowiązków w zakresie cen transferowych.
Rozbieżności między księgami a CIT należy ująć w uzgodnieniu podatkowym, a nie ukrywać przez zmianę opisu faktury. BTLA sprawdza takie pozycje w ramach bieżącego doradztwa CIT. Przy większej liczbie niejasnych zakupów pomocny będzie przegląd podatkowy przed rozliczeniem rocznym.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa o CIT — tekst ujednolicony, Dz.U. 2026 poz. 554 ze zmianami. Art. 15 ust. 1 i 4–4e, 15d oraz 16.
- Ustawa z 18.09.2026 — Dz.U. 2026 poz. 1371. Art. 2 pkt 4, art. 3 ust. 2 i art. 6; wejście w życie 1.01.2027.
- Ustawa o VAT — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1263. Obowiązki VAT i dokumentowanie faktur nie zastępują testu kosztu CIT.
Stan informacji: 31 października 2026 r.
