Zwolnienie SME nie oznacza braku raportowania. Polska firma korzystająca z transgranicznej procedury przygotowuje informację kwartalną. Nie jest to deklaracja OSS ani zamiennik wszystkich obowiązków w Polsce. Dobra lista kontrolna powinna obejmować dane, termin, wysyłkę i potwierdzenie przyjęcia.
Stan informacji: 27 października 2026 r. Przykłady są uproszczone i wymagają dopasowania do rzeczywistych transakcji.
Termin: miesiąc od końca kwartału
MF wskazuje termin miesiąca od końca kwartału i wyraźnie zastrzega, że upływa on także wtedy, gdy ostatni dzień przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Nie stosuj tu automatycznie kalendarza używanego do innych rozliczeń.
Przykład na 2026 r.: zwykły termin informacji za III kwartał przypada 31 października 2026 r., w sobotę. Sama sobota nie przesuwa go na kolejny dzień roboczy. Dane warto zamknąć wcześniej, pozostawiając czas na usunięcie błędu technicznego.
Przygotuj obrót ze wszystkich państw UE
Raport służy kontroli uprawnień do procedury, dlatego nie obejmuje tylko krajów, w których firma korzysta ze zwolnienia. Potrzebne jest zestawienie także dla pozostałych państw UE, w tym Polski. Komisja Europejska wskazuje raportowanie zera dla państwa, w którym nie ma działalności objętej raportem. Wartości do polskiej informacji SME podaje się w euro.
Przed wysyłką uzgodnij źródła danych: ewidencję sprzedaży, korekty, sposób przypisania państwa i przeliczenia walut. Suma płatności od operatora sklepu może być pomniejszona o prowizje lub dotyczyć innego okresu, dlatego nie zastępuje sama ewidencji właściwych transakcji.
Lista kontroli przed wysyłką
- Sprawdź numer EX, kwartał i komplet państw w zestawieniu.
- Uzgodnij wartości z ewidencją i wyjaśnij różnice względem raportu sklepu.
- Zweryfikuj dane zerowe i ewentualny podział na sektory.
- Oddziel kwoty już wykazane w uprzednim powiadomieniu, jeżeli przygotowujesz pierwszą informację.
- Potwierdź osobę wysyłającą, zakres jej uprawnień i zastępstwo.
- Po wysyłce zachowaj potwierdzenie i wersję danych, na której oparto raport.
Jak poprawić błąd w poprzednim kwartale?
MF wskazuje korektę informacji za właściwy kwartał. Nie należy przenosić naprawy błędnego raportu do informacji za kolejny okres, tak jakby stanowiła zwykłą bieżącą sprzedaż. Ustal prawidłowe wartości, zachowaj wyjaśnienie różnicy i skoryguj dokument dotyczący błędnego okresu. Błąd w uprzednim powiadomieniu wymaga innej czynności niż błąd w informacji kwartalnej.
Przykład organizacyjny: przy kontroli raportu za trzeci kwartał wychodzi na jaw, że w raporcie za drugi kwartał przypisano dokument niewłaściwemu państwu. Osoba odpowiedzialna powinna wskazać kwartał wymagający korekty i przekazać księgowości dowody. Nie wystarczy samodzielnie odjąć i dodać kwot w nowym arkuszu.
Przekroczenie limitu to odrębny tryb działania
Po przekroczeniu 100 000 euro obrotu unijnego pojawia się szczególny obowiązek informacji za okres do dnia przekroczenia, w terminie 15 dni roboczych. Nie odkładaj go do zwykłego zamknięcia kwartału. Również nadanie EX w kwartale późniejszym niż zgłoszenie może wymagać uzupełnienia informacji za wcześniejsze okresy.
Dokumenty SME składa się w e-Urzędzie Skarbowym. Przed użyciem formularza sprawdź jego aktualną wersję i instrukcję MF. Pomoc w uporządkowaniu danych obejmuje wsparcie VAT w BTLA. Podstawy procedury opisuje poradnik o numerze EX, a odrębność rozliczeń — materiał SME a OSS.
Źródła i zakres
- Ministerstwo Finansów — informacje dla polskich podatników SME
- Ministerstwo Finansów — pytania i odpowiedzi o SME
- Komisja Europejska — transgraniczna procedura SME
Lista kontrolna jest propozycją organizacji pracy. Ustalenie obowiązku podatkowego wymaga oceny rodzaju transakcji, miejsca opodatkowania i przepisów właściwego państwa.
