Numer EX identyfikuje podatnika korzystającego z transgranicznej procedury SME. Samo złożenie powiadomienia nie uprawnia do zwolnienia na wszystkich rynkach. Trzeba potwierdzić spełnienie warunków dla określonych państw i znać datę rozpoczęcia stosowania rozwiązania.
Od czego zaczyna polska firma?
Najpierw ustala miejsca opodatkowania oraz warunki zwolnienia na planowanych rynkach. Następnie przygotowuje uprzednie powiadomienie w e-Urzędzie Skarbowym. Dane obejmują m.in. identyfikację, państwa i wymagane wartości obrotu. Nie zastępuje go zwykły mail do zagranicznego kontrahenta ani dopisek EX na fakturze.
Kwalifikację wstępną opisuje poradnik o zwolnieniu SME. Limit 100 000 euro obrotu unijnego i lokalny limit działają równolegle. Firma powinna wiedzieć, które czynności oraz okresy uwzględnia w każdej kalkulacji, zanim wyśle zgłoszenie.
Przygotuj dane do weryfikacji
- Rodzaje transakcji i państwa ich opodatkowania.
- Obrót za okresy wymagane w powiadomieniu.
- Przeliczenia na euro zgodne z zasadami procedury.
- Informacje o stosowanych procedurach i lokalnych rejestracjach.
- Osobę odpowiedzialną za odbiór korespondencji i uzupełnienia.
Kwota sprzedaży z raportu operatora płatności może być pomniejszona o prowizję. Nie powinna bez uzgodnienia zastępować obrotu właściwego dla SME. Potrzebne są również dokumenty korekt i przypisanie transakcji do państw.
Potwierdzenie i data rozpoczęcia
MF opisuje zasadniczy termin weryfikacji wynoszący 35 dni roboczych, z możliwością dłuższej analizy w przewidzianych przypadkach. Nie obiecuj kontrahentom zwolnienia od z góry ustalonego dnia wyłącznie na podstawie daty zgłoszenia. Zachowaj informację o nadaniu lub potwierdzeniu EX i uprawnieniu dla każdego państwa.
Przykład: potwierdzenie dla państwa A jest dostępne, a dla B trwa weryfikacja. Firma nie kopiuje ustawień A do B. W rejestrze oznacza różny status i daty, a sprzedaż na rynku B rozlicza według reguł rzeczywiście dla niej obowiązujących.
Co zrobić z błędem w zgłoszeniu?
MF rozdziela zmiany po nadaniu EX od błędu wykrytego wcześniej. Przed nadaniem numeru możliwe jest wycofanie pierwszego powiadomienia przez kolejne powiadomienie zawierające odpowiednią informację. Nowe dane zastępują wcześniejsze, a termin weryfikacji rozpoczyna się ponownie. Sprawdź aktualny formularz i instrukcję dla konkretnej czynności.
Nie stosuj tej samej ścieżki do błędu w informacji kwartalnej. Wtedy poprawia się informację za właściwy okres. Dokumentację raportów omawia poradnik o informacji kwartalnej SME.
Po uzyskaniu EX
Ustal cykl uzgadniania obrotów i osobę monitorującą limity. Zmiana państw lub warunków wymaga odpowiedniej reakcji. Przy przekroczeniu unijnego progu działa szczególny termin, opisany w poradniku o 100 000 euro. EX nie zamienia zwolnionej sprzedaży w czynność dającą automatycznie pełne odliczenie zakupów.
Cały proces porządkuje instrukcja procedury SME. BTLA pomaga ocenić VAT w konkretnym modelu i ustalić dane potrzebne do zgłoszenia. Przed rozpoczęciem współpracy wskaż rynki, rodzaj sprzedaży i status bieżących rejestracji.
Konkretny początek zwolnienia: informacja o EX, nie data zgłoszenia
Według objaśnień MF zwolnienie rozpoczyna się od dnia poinformowania o nadaniu polskiego numeru EX dla państwa, które potwierdziło prawo do zwolnienia. Jeżeli EX już istnieje dla innego państwa, potrzebne jest jego potwierdzenie dla kolejnego rynku. Sam dzień wysłania uprzedniego powiadomienia nie jest tą datą.
Przykład organizacyjny: zgłoszenie złożono 4 września, a 19 września podatnik został poinformowany o nadaniu EX dla państwa A po potwierdzeniu jego uprawnienia. W tym wariancie początkiem dla A jest 19 września, a nie 4 września. Wpisz osobno potwierdzenie dla B; uprawnienie w A nie działa wstecz na sprzedaż w B. Przed fakturowaniem sprawdź także zakres lokalnego zwolnienia i treść otrzymanej informacji.
Uzupełnienie tej sekcji: 2 listopada 2026 r. Źródła: MF — procedura SME dla polskich podatników.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa o VAT — tekst ujednolicony, Dz.U. 2026 poz. 1263 ze zmianami
- MF — procedura SME, informacje dla polskich podatników
- MF — zwolnienie podmiotowe z VAT i limit na 2026 r.
Stan informacji: 31 października 2026 r. Przykłady objaśniają przyjęte założenia i wymagają dopasowania do rzeczywistych dokumentów.
