Przekroczenie unijnego limitu SME wymaga działania w trakcie roku. Nie wystarczy zapisać zdarzenia do wyjaśnienia przy rocznym rozliczeniu. Firma powinna ustalić moment przekroczenia, zabezpieczyć dane o sprzedaży i sprawdzić, jak od tej chwili rozliczać transakcje w państwach, w których korzystała ze zwolnienia.
Stan informacji: 27 października 2026 r. Przykłady są uproszczone i wymagają dopasowania do rzeczywistych transakcji.
Liczy się obrót w całej Unii, również w Polsce
Warunek transgranicznej procedury SME odnosi się do unijnego obrotu w bieżącym i poprzednim roku. Limit wynosi 100 000 euro. Nie jest osobnym limitem na każdy kraj ani limitem samej sprzedaży internetowej. Trzeba uwzględnić odpowiednie dostawy i usługi, a wcześniej poprawnie ustalić ich miejsce opodatkowania.
Przykład kontrolny: po zakwalifikowaniu transakcji firma ustala 70 000 euro obrotu w Polsce i 28 000 euro w pozostałych państwach UE. Suma wynosi 98 000 euro. Dalsze 3 000 euro obrotu uwzględnianego w tym samym limicie podnosi ją do 101 000 euro. Nie można oceniać limitu wyłącznie na podstawie 31 000 euro sprzedaży poza Polską.
Przykład zakłada już prawidłową kwalifikację i przeliczenie kwot. Raport z konta bankowego lub suma zamówień bez analizy transakcji może dać inny, nieprzydatny wynik.
Co dzieje się z numerem EX i zwolnieniem?
Przekroczenie progu unijnego prowadzi do wyłączenia z transgranicznej procedury SME i dezaktywacji EX. Nie należy traktować oczekiwania na postanowienie jako dodatkowego okresu zwolnienia. Komisja Europejska odróżnia ten przypadek od przekroczenia krajowego progu w jednym państwie. Warunki ewentualnego zwolnienia w Polsce jako państwie siedziby sprawdza się oddzielnie.
Nie przenoś automatycznie zasad tolerancji przewidzianych przez wybrane państwo dla jego progu krajowego na unijny limit. Odmienna jest też sytuacja firmy, która nadal mieści się w limicie unijnym, ale przekroczyła limit tylko jednego rynku.
Informacja za skrócony okres: 15 dni roboczych
MF wskazuje obowiązek złożenia informacji obejmującej okres od początku kwartału do dnia przekroczenia 100 000 euro. Termin wynosi 15 dni roboczych, licząc od dnia przekroczenia. Jest to szczególna sytuacja, którą trzeba odróżnić od zwykłego terminu informacji kwartalnej SME.
Lista działań po wykryciu przekroczenia
- Zapisz transakcję i datę, które doprowadziły do przekroczenia; sprawdź korekty oraz kompletność danych.
- Zamknij zestawienie obrotu z podziałem na państwa i zachowaj sposób przeliczenia walut.
- Przekaż informację księgowości oraz osobom wystawiającym dokumenty i ustal termin zgłoszenia.
- Sprawdź dalsze obowiązki na każdym rynku: rejestrację, sposób fakturowania i możliwość zastosowania OSS dla kwalifikujących się transakcji.
- Uzgodnij zmianę ustawień programu, cenników i instrukcji dla obsługi klienta. Nie zmieniaj zbiorczo dokumentów bez ustalenia zasad podatkowych.
Jak zapobiec zaskoczeniu przy kolejnym zamówieniu?
Wewnętrzny próg ostrzegawczy może być niższy od ustawowego limitu. Firma sama ustala, kiedy raport trafi do osoby decyzyjnej, np. po wykorzystaniu większości dostępnego limitu. Taki alarm jest narzędziem kontroli; nie tworzy nowego zwolnienia ani nie zmienia obowiązujących przepisów.
Do rozmowy z BTLA przygotuj zestawienie sprzedaży według państw, potwierdzenia dotyczące EX i opis kanałów sprzedaży. Zobacz zakres wsparcia VAT oraz różnice między SME a OSS. Jeśli dopiero planujesz procedurę, zacznij od zgłoszenia i numeru EX.
Źródła i zakres
- Komisja Europejska — transgraniczna procedura SME
- Ministerstwo Finansów — informacje dla polskich podatników SME
Lista kontrolna jest propozycją organizacji pracy. Ustalenie obowiązku podatkowego wymaga oceny rodzaju transakcji, miejsca opodatkowania i przepisów właściwego państwa.
