Rozliczenie cen transferowych za 2026 r. przygotowuje się na podstawie decyzji i dokumentów powstających przez cały rok. Nie warto czekać na zamknięcie ksiąg, żeby odtwarzać zakres usług, źródła kosztów i przyczyny zmiany marży. Na jesieni trzeba jednocześnie rozdzielić dwa zadania: końcowe raportowanie poprzedniego roku i porządkowanie operacji bieżących. Ten artykuł dotyczy drugiego z nich. Pokazujemy, jakie dane zebrać teraz, co sprawdzić przed zamknięciem 2026 r. i jak przygotować pracę nad dokumentacją. Plan wymaga dopasowania do transakcji, roku podatkowego i warunków działania firmy.
Oddziel rok transakcji od roku składania raportu
Jeżeli rok podatkowy firmy pokrywa się z kalendarzowym, dokumentacja i TPR dotyczące operacji z 2026 r. będą co do zasady przygotowywane w terminach przypadających w 2027 r. Natomiast jesienią 2026 r. kończy się realizacja części obowiązków za 2025 r. To dwa różne zestawy danych. Daty poprzedniego okresu opisuje kalendarz cen transferowych za 2025 r.
W firmie z innym rokiem podatkowym nie można bezpośrednio skopiować kalendarza styczeń–grudzień. Zapisz daty początku i końca każdego badanego okresu oraz przypisz do niego umowy, faktury i korekty. To prosty sposób ograniczenia pomyłek już na etapie zlecania prac doradcy lub centrali.
Zaktualizuj listę powiązań i operacji z 2026 r.
Porównaj obecną strukturę z tą, która obowiązywała na początku roku. Uwzględnij zmiany właścicielskie, zarządcze i inne relacje istotne według ustawy. Lista powinna pokazywać także, od kiedy dana relacja występowała. Sam aktualny schemat grupy może nie wyjaśniać operacji z wcześniejszych miesięcy.
Następnie zbierz sprzedaż, zakupy, finansowanie, licencje, najem i pozostałe rozliczenia. Oznacz transakcje bez faktury, nieodpłatne świadczenia oraz zdarzenia nietypowe. Połączenie listy kontrahentów z księgami pomaga, ale nie zastępuje oceny rzeczywistego charakteru operacji. Nie każda pozycja na jednym koncie jest tą samą transakcją.
Sprawdzaj wartości i przesłanki zwolnień na danych bieżących
Przygotuj robocze zestawienie transakcji jednorodnych, odrębnie po stronie przychodów i kosztów. Monitoruj wykonanie oraz przewidywaną wartość do końca roku. Nie rozdzielaj jednej transakcji tylko dlatego, że obejmuje kilka umów albo spółek powiązanych. Dla finansowania nie zakładaj, że progi bada się wyłącznie na sumie odsetek.
Podstawowe progi to 10 mln zł dla transakcji towarowych i finansowych oraz 2 mln zł dla usługowych i pozostałych, z odrębnymi zasadami dla określonych transakcji z krajami stosującymi szkodliwą konkurencję podatkową. Pełny tok oceny zawiera przewodnik po dokumentacji, progach i zwolnieniach. Utrata warunku zwolnienia w danym roku może zmienić zakres prac, dlatego poprzednia kwalifikacja nie powinna być kopiowana automatycznie.
Zbieraj dowody wykonania, a nie tylko faktury
Przy usługach centrali zachowuj zakresy zadań, raporty, odbiory prac i wyjaśnienie korzyści dla odbiorcy. Przy towarach przydatne są warunki dostaw, rabaty, reklamacje i dane o odpowiedzialności za zapasy. W finansowaniu potrzebne będą warunki umowy, salda, harmonogram i zasady naliczania wynagrodzenia. Dokumenty powinny dotyczyć faktycznego przebiegu operacji w 2026 r.
W modelowej spółce produkcyjnej centrala zmienia sposób rozliczania usług informatycznych w połowie roku. Trzeba zachować zarówno wcześniejszą, jak i nową podstawę kosztową oraz uzasadnienie zmiany klucza podziału. Jedna końcowa faktura roczna nie pokaże sama, co i dlaczego zmieniono. Osoba przygotowująca dokumentację powinna otrzymać obie wersje rozliczenia wraz z datami ich stosowania.
Oceń aktualność analiz i rozpoznaj istotne zmiany
Sprawdź datę ostatniej analizy porównawczej lub zgodności oraz to, czy nadal pasuje do obecnej transakcji. Ustawowa aktualizacja nie rzadziej niż co trzy lata nie wyłącza wcześniejszej aktualizacji, jeżeli istotna zmiana otoczenia ekonomicznego ją uzasadnia. Nie ma natomiast powszechnego obowiązku wykonywania całego nowego benchmarku co kwartał.
Zwróć uwagę na przeniesienie funkcji, aktywów i ryzyk, zmianę modelu dostaw lub finansowania. Nie każda reorganizacja oznacza restrukturyzację w rozumieniu przepisów o cenach transferowych, ale każda istotna zmiana wymaga rozpoznania jej skutków. Zasady doboru danych przedstawia poradnik przygotowania benchmarku.
Uproszczenia stosuj według właściwych warunków
Jeżeli firma zamierza korzystać z safe harbour, potwierdź konkretną podstawę, zakres i warunki. Dla finansowania należy uwzględnić obwieszczenie dotyczące 2026 r. Nie można uznać każdej pożyczki, gwarancji czy struktury cash poolingu za automatycznie chronioną jednym uproszczeniem. Więcej wyjaśnia tekst finansowanie grupowe i safe harbour.
Podobnie status MŚP nie oznacza ogólnego zwolnienia z dokumentacji i raportowania. Przy usługach sam narzut 5% nie potwierdza spełnienia ustawowych warunków. Zapis w polityce grupowej powinien być sprawdzony względem konkretnej transakcji, nie traktowany jako samodzielne źródło zwolnienia.
Zaplanuj uzgodnienie ksiąg, dokumentacji i TPR
Jeszcze przed zamknięciem roku ustal, kto odpowiada za komplet umów, dane finansowe, analizy, informacje od centrali oraz kontrolę raportu. Przygotuj sposób uzgodnienia wartości transakcji z księgami i wyjaśnienia różnic. Jeśli konieczna będzie korekta, najpierw rozpoznaj jej przyczynę oraz właściwy sposób rozliczenia podatkowego.
Na dzień przeglądu MF udostępnia TPR-C(6) i TPR-P(6) dla lat podatkowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2024 r. Przed przyszłym złożeniem za 2026 r. ponownie sprawdź właściwy formularz i schemat. Numer wydania informatora nie jest numerem formularza: opublikowany Informator TPR, wydanie VI, odnosi się do wariantu 5. Nie zastępuje on komunikatu i dokumentacji właściwych dla wariantu 6.
Chcesz przygotować dane za 2026 r. bez odtwarzania ich po roku? BTLA może pomóc uporządkować transakcje i harmonogram prac, z uwzględnieniem potrzeb księgowości, zarządu i grupy.
Przegląd: 15 października 2026 r. Źródła: ustawa o CIT, rozdział 1a, materiały MF o cenach transferowych, obwieszczenie dotyczące safe harbour od 2026 r., komunikat o TPR-C(6) i TPR-P(6) oraz Informator TPR, wydanie VI, dotyczący wariantu 5.
