Brak połączenia w firmie, zaplanowana niedostępność KSeF i oficjalnie ogłoszona awaria to różne sytuacje. Od właściwego rozpoznania trybu zależy termin przesłania faktury i sposób udostępnienia jej nabywcy. Procedura powinna wskazywać konkretną osobę, która sprawdzi komunikaty i dopilnuje wysyłki po przywróceniu działania.
Stan informacji: 27 października 2026 r. Przykłady i listy kontrolne mają charakter organizacyjny.
Najpierw ustal, co rzeczywiście nie działa
Sprawdź oddzielnie połączenie z Internetem, program używany do fakturowania i oficjalne komunikaty o KSeF. Sam komunikat błędu w aplikacji integratora nie jest dowodem ogłoszenia awarii systemu przez Ministerstwo Finansów. Zapisz godzinę zdarzenia, treść komunikatu oraz to, czy problem dotyczy wszystkich użytkowników, czy jednego stanowiska.
Porównanie czterech trybów
| Tryb | Kiedy go rozważyć | Podstawowy termin przesłania do KSeF |
|---|---|---|
| Offline24 | Możliwość przewidziana dla podatnika, m.in. przy problemie z połączeniem. | Niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu. |
| Niedostępność KSeF | Okres niedostępności ogłoszony w BIP MF, np. prace serwisowe. | Najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności. |
| Tryb awaryjny | Awaria ogłoszona w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym. | Nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. |
| Awaria całkowita | Nadzwyczajna awaria ogłoszona w środkach społecznego przekazu. | Faktur wystawionych w tym trybie nie przesyła się później do KSeF. |
Terminy opisano dla podstawowej sytuacji danego trybu. Kolejna oficjalnie ogłoszona awaria lub awaria całkowita może zmienić dalsze postępowanie. Instrukcje MF: offline24, niedostępność, tryb awaryjny i awaria całkowita.
„Offline24” nie oznacza zawsze 24 godzin zegarowych
Termin odnosi się do następnego dnia roboczego. Nie zastępuj go w instrukcji firmy automatycznym odliczaniem 24 godzin. W harmonogramie wyznacz zastępstwo na dni nieobecności osoby wystawiającej dokumenty oraz kontrolę kolejki po przywróceniu połączenia.
Przykład organizacyjny: pracownik zapisuje fakturę offline i zgłasza problem księgowości. Zgłoszenie powinno otrzymać numer, właściciela i termin kontroli. Zakończeniem zadania jest potwierdzony wynik przetwarzania, a nie samo wysłanie wiadomości do działu IT.
Jak przekazać dokument nabywcy i sprawdzić QR?
W offline24 i przy niedostępności krajowy podatnik otrzymuje fakturę zasadniczo przez KSeF. Dla nabywców wskazanych w art. 106gb ust. 4 stosuje się uzgodniony sposób przekazania. Przed przesłaniem do KSeF udostępniana im faktura wymaga kodów „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”; drugi wymaga certyfikatu typu 2. W trybie awaryjnym fakturę przekazuje się nabywcy w sposób uzgodniony i również trzeba sprawdzić właściwe oznaczenia. Awaria całkowita ma odrębne reguły — dopuszcza fakturę papierową lub elektroniczną bez tych kodów.
Nie twórz jednego wzoru PDF dla wszystkich trybów. Uzgodnij z dostawcą oprogramowania, jak wybiera się procedurę, generuje oznaczenia i sprawdza późniejsze przyjęcie dokumentu. Rozdziel fakturę od możliwego potwierdzenia transakcji.
Lista czynności dla firmy i biura rachunkowego
- Zapisz źródło informacji o problemie i właściwy tryb.
- Wyznacz osobę wystawiającą dokument oraz kontrolującą dalszą wysyłkę.
- Zweryfikuj sposób przekazania nabywcy i wymagane oznaczenia.
- Prowadź jedną listę dokumentów oczekujących na przesłanie, z datami i statusem.
- Po przywróceniu działania sprawdź wynik każdego dokumentu, a błędy przypisz do konkretnej osoby.
- Przed ponowną wysyłką ustal, czy wcześniejsza próba została przyjęta — ograniczysz ryzyko podwójnego wystawienia.
Gdzie uregulować odpowiedzialność za te zadania?
Procedura awaryjna powinna być spójna z umową i podziałem zadań z biurem rachunkowym. Przy zmianie obsługi przyda się lista przekazania uprawnień i otwartych spraw KSeF. Jeżeli błąd doprowadził do szkody, zobacz zasady oceny odpowiedzialności za wystawianie faktur oraz OC zawodowe biura i integratora.
BTLA pomaga uporządkować rozliczenia i proces fakturowania oraz przygotować szkolenie zespołu z obiegu faktur. Do rozmowy przygotuj używaną instrukcję, opis systemów i przykład komunikatu błędu bez danych klientów.
Źródła i zakres
Instrukcje MF podlinkowane przy tabeli, w tym art. 106nda, 106nh, 106nf i 106ng ustawy o VAT. Przed obsługą rzeczywistej awarii sprawdź bieżący komunikat i datę zakończenia zdarzenia. Lista czynności jest propozycją organizacji pracy, wymagającą dopasowania do programu i umowy.
