Regulamin antymobbingowy po zmianach: zakres, uzgodnienia i wdrożenie

Regulamin po zmianach z 2026 r. powinien określać reguły, procedury oraz częstotliwość działań dotyczących mobbingu, równego traktowania, dyskryminacji i ochrony godności oraz innych dóbr osobistych. Dokument musi odpowiadać temu, jak firma faktycznie przyjmuje zgłoszenia i prowadzi dalsze działania.

Najpierw ustal właściwą formę

Art. 94^3a dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 10 pracowników. Odrębny regulamin jest wymagany, jeżeli odpowiednich zasad nie określono w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Z kolei nowy art. 104¹ § 1 pkt 10 przewiduje objęcie tych obszarów regulaminem pracy, chyba że wydano regulamin odrębny.

Przed redakcją trzeba zatem sprawdzić istniejące źródła prawa zakładowego. Osobna polityka opublikowana w intranecie nie zawsze jest równoznaczna z prawidłowym przyjęciem regulaminu. Trzeba ustalić tryb jej wydania, związek z innymi dokumentami oraz sposób ogłoszenia.

Zakres treści: więcej niż obsługa skargi

• Definicje i przykłady zachowań, z rozróżnieniem mobbingu, incydentu i innych naruszeń.
• Podział zadań pomiędzy zarząd, HR, menedżerów i osoby wyjaśniające zgłoszenia.
• Prewencja i częstotliwość działań informacyjnych oraz szkoleniowych.
• Kanały zgłoszeń, zastępstwa i sposób zgłaszania spraw dotyczących kierownictwa.
• Bezstronność, wyłączenia z powodu konfliktu interesów oraz sposób ustalania faktów.
• Poufność, dostęp do dokumentów i zasady ochrony danych.
• Reakcja, wsparcie i sprawdzanie skuteczności działań naprawczych.

Firma może przyjąć dokument wspólny dla kilku rodzajów naruszeń, pod warunkiem zachowania potrzebnych rozróżnień. Komisja powinna umieć zareagować na molestowanie lub naruszenie godności także wtedy, gdy nie ustali uporczywego nękania.

Uzgodnienia z organizacjami związkowymi

Dla odrębnego regulaminu ustawa przewiduje uzgodnienie z zakładową organizacją związkową, a jeżeli działa ich kilka — z tymi organizacjami. Jeżeli uzgodnienie ze wszystkimi nie jest możliwe, stosuje się ścieżkę z organizacjami reprezentatywnymi spełniającymi dodatkowy warunek zrzeszania co najmniej 5% pracowników danego pracodawcy.

Jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia na zasadach ustawy, pracodawca ustala regulamin, uwzględniając ustalenia poczynione w toku rozmów. Nie oznacza to uprawnienia do pominięcia etapu uzgodnień i podpisania dokumentu w pierwszym dniu.

Firma bez związków: przedstawiciele pracowników

Gdy organizacje związkowe nie działają, treść odrębnego regulaminu uzgadnia się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Regułę 30 dni stosuje się odpowiednio. Trzeba udokumentować zarówno sposób wyłonienia przedstawicieli, jak i przedstawienie projektu oraz przebieg rozmów.

Nie należy automatycznie uznawać za przedstawiciela dowolnego pracownika wskazanego przez zarząd. Istotne jest, czy dana osoba ma odpowiedni mandat. Przy zmianie regulaminu pracy trzeba z kolei zastosować właściwy dla tego dokumentu tryb; ścieżki dla różnych źródeł nie powinny być mieszane.

Ogłoszenie i wejście w życie

Do odrębnego regulaminu stosuje się odpowiednio art. 104³ KP. Co do zasady wchodzi on w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w przyjęty sposób. Procesu nie należy kończyć na dacie podpisu. Potrzebne są publikacja, dostępność dokumentu i przygotowanie osób wykonujących procedurę.

Ustawa daje sześć miesięcy od 5 listopada 2026 r. na dostosowanie regulacji wewnętrznych. Planowanie podpisu na ostatni dzień pozostawia ryzyko niedokończenia uzgodnień i ogłoszenia. Harmonogram powinien zapewniać czas także na uwagi pracowników, poprawki oraz komunikację.

Przykład: spółka z 18 pracownikami

Spółka nie ma regulaminu pracy ani organizacji związkowej. Chce przyjąć odrębny regulamin obejmujący wszystkie wymagane obszary. Pierwszym zadaniem jest rozpoznanie organizacji i trybu wyłonienia przedstawicieli. Następnie należy przedstawić projekt, przeprowadzić uzgodnienia, przyjąć finalną treść i ją ogłosić. Równolegle trzeba przygotować odbiorcę zgłoszeń oraz zastępstwo, bo nowe naruszenia mogą pojawić się przed zakończeniem całej pracy redakcyjnej.

Dowody wdrożenia

W teczce wdrożeniowej warto zachować wersje projektu, uwagi, dokumentację uzgodnień, akt przyjęcia, informację o ogłoszeniu, materiały szkoleniowe i wynik testu kanału zgłoszeń. To nie są automatyczne dowody braku mobbingu. Pozwalają jednak ustalić, co pracodawca rzeczywiście zrobił, kiedy i z jakim rezultatem.

Powiązane materiały i wsparcie dla firmy

• Mobbing od 5 listopada 2026 r. — przewodnik dla pracodawców
• Czy firma z 10 pracownikami musi mieć regulamin antymobbingowy?
• Mniej niż 10 pracowników: jakie obowiązki antymobbingowe ma mała firma?
• 5 listopada czy 5 maja: od kiedy stosować nowe przepisy o mobbingu?
• Czy procedura sygnalistów zastępuje procedurę antymobbingową?
• Brak związków zawodowych: jak uzgodnić regulamin z przedstawicielami pracowników?
• Szkolenia i monitoring antymobbingowy: jak zaplanować systematyczne działania
• Wdrożenie procedur antymobbingowych dla pracodawców

Podstawa prawna i źródła

art. 94³a i art. 104¹ § 1 pkt 10 oraz 104³ KP; art. 4 i 6 nowelizacji

• Ustawa z 19 czerwca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1046
• Kodeks pracy — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245; z uwzględnieniem dat wejścia zmian

Stan informacji: 2 listopada 2026 r. Zmiany opisane jako obowiązujące od 5 listopada 2026 r. mają zastosowanie z uwzględnieniem przepisów przejściowych. Ocena konkretnej sprawy wymaga jej dokumentów i okoliczności.