Brak związków zawodowych: jak uzgodnić regulamin z przedstawicielami pracowników?

Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, odrębny regulamin z art. 94^3a KP uzgadnia się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u pracodawcy trybie. Samodzielne zatwierdzenie projektu przez zarząd nie zastępuje wymaganego etapu.

Ustal mandat przedstawicieli

Sprawdź, czy w firmie już działa reprezentacja i jaki ma zakres umocowania. Przedstawiciel wybrany do jednej, innej sprawy nie zawsze automatycznie reprezentuje załogę w tym procesie. Jeżeli potrzebne jest nowe wyłonienie, sposób powinien być zrozumiały i udokumentowany.

Pracodawca powinien zapewnić możliwość zapoznania się z projektem i zgłoszenia uwag. Wybór osoby jedynie przez przełożonego, bez właściwej procedury, może podważać rzetelność całego etapu.

Przedstaw projekt i zapisz przebieg rozmów

Warto zachować datę przedstawienia projektu, jego wersję, uwagi i odpowiedzi oraz elementy, co do których osiągnięto uzgodnienie. Jeżeli dokument zmienia się w toku rozmów, trzeba wiedzieć, której wersji dotyczą ustalenia. Lista obecności ze spotkania bez treści uzgodnień może być niewystarczająca do odtworzenia przebiegu procesu.

Co oznacza 30 dni

Art. 94^3a § 5 odsyła do odpowiedniego stosowania § 4. Jeżeli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca ustala treść, uwzględniając ustalenia z toku uzgadniania. Nie jest to dowolny okres oczekiwania bez rozmów ani termin zakończenia wszystkich etapów wdrożenia.

Potem ogłoszenie

Do odrębnego regulaminu stosuje się odpowiednio art. 104³ KP. Co do zasady wejście następuje po upływie dwóch tygodni od podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie. Trzeba też zapewnić dostęp do treści i przygotowanie osób obsługujących procedurę.

Przykład harmonogramu

Firma rozpoczyna pracę z odpowiednim zapasem przed 5 maja 2027 r. Najpierw sprawdza reprezentację, następnie przedstawia projekt i prowadzi uzgodnienia. Po przyjęciu dokumentu planuje ogłoszenie, czas do wejścia w życie i szkolenie osób odpowiedzialnych. Taki harmonogram powinien uwzględniać także ewentualne poprawki, nieobecności i potrzebę wyjaśnienia uwag.

Ważne rozróżnienie

Opis dotyczy odrębnego regulaminu na podstawie art. 94^3a. Jeżeli firma zmienia regulamin pracy albo układ, musi zastosować właściwy dla wybranego dokumentu tryb. Przed rozpoczęciem warto więc najpierw ustalić formę regulacji, a dopiero potem przygotować harmonogram i projekt.

Powiązane materiały i wsparcie dla firmy

• Mobbing od 5 listopada 2026 r. — przewodnik dla pracodawców
• Regulamin antymobbingowy po zmianach: zakres, uzgodnienia i wdrożenie
• Czy firma z 10 pracownikami musi mieć regulamin antymobbingowy?
• 5 listopada czy 5 maja: od kiedy stosować nowe przepisy o mobbingu?
• Wdrożenie procedur antymobbingowych dla pracodawców

Podstawa prawna i źródła

art. 94³a § 2–6 i art. 104³ KP; art. 4 nowelizacji

• Ustawa z 19 czerwca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1046
• Kodeks pracy — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245; z uwzględnieniem dat wejścia zmian

Stan informacji: 2 listopada 2026 r. Zmiany opisane jako obowiązujące od 5 listopada 2026 r. mają zastosowanie z uwzględnieniem przepisów przejściowych. Ocena konkretnej sprawy wymaga jej dokumentów i okoliczności.