Wystawianie faktur w KSeF – kto ponosi odpowiedzialność?

Wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy będą zmuszeni do dostosowania swoich systemów do obsługi faktur elektronicznych. Pracownicy biur rachunkowych będą musieli opanować nowy system fakturowania, często korzystając przy tym z zewnętrznych oprogramowań. Dla wielu może się to wiązać z trudnościami i znaczącymi zmianami.

Odpowiedzialność biur rachunkowych

Umowa z biurem rachunkowym może obejmować prowadzenie przez biuro ksiąg, ale może też rozszerzać te obowiązki. W związku z tym, współpraca między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym w zakresie fakturowania, może przybrać jedną z trzech form:

• Przedsiębiorca przygotowuje fakturę i wystawia ją w systemie,
• Przedsiębiorca przygotowuje fakturę, a biuro rachunkowe wystawia ją w systemie,
• Biuro rachunkowe przygotowuje fakturę i wystawia ją w systemie

Przedsiębiorca ma możliwość nadania uprawnień do dostępu do swojego profilu KSeF konkretnej osobie, na przykład pracownikowi biura rachunkowego, który prowadzi jego księgi.

Z nowelizowanych przepisów wynika, że odpowiedzialność za fakturę wystawioną w KSeF ponosi osoba faktycznie ją tam wprowadzająca. Korzystając więc z dwóch z trzech modeli współpracy wymienionymi powyżej (drugiego i trzeciego), odpowiedzialność za błędy w fakturach (nawet tych przygotowanych przez przedsiębiorcę) spoczywałaby na pracownikach biura księgowego „podpisujących się” pod wystawieniem swoimi danymi.

Wystawienie przez pracownika biura faktur obarczonych błędami, nawet niewynikającymi z jego winy, wiązać się może z odpowiedzialnością na gruncie Kodeksu Karnego Skarbowego, który przewiduje kary pieniężne aż do 34.560.000 złotych, a nawet kary pozbawienia wolności.

Do powyższego katalogu zaliczają się faktury:

• wystawione przez podmiot nieistniejący,
• stwierdzające czynności, które nie zostały dokonane (faktury puste),
• podające kwoty niezgodne z rzeczywistością (faktury nierzetelne),
• potwierdzające czynności, do których zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego dotyczące bezwzględnej nieważności czynności prawnej oraz pozorności czynności.

KSeF – Odpowiedzialność podatnika

Odpowiedzialność za wdrożenie i używania KSeFu ponosić będzie podatnik. Planuje się wprowadzenie kar, nakładanych przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji, gdy podatnik:

• nie wystawił faktury przy użyciu KSeF (rozumiane jako brak wystawienia faktury),
• wystawił w okresie awarii KSeF fakturę w postaci elektronicznej, która jest niezgodna z udostępnionym wzorem,
• nie przesłał do KSeF w określonym terminie faktury wystawionych podczas awarii.

Wysokość kar pieniężnych ma wynosić:

• do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze obarczonej uchybieniem,
• do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze – w przypadku faktury, na której nie ma wykazanego podatku (stawka 0% VAT)

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur miał być rozwiązaniem zapewniającym dokładniejszą kontrolę nad procesami fakturowania oraz ułatwiającym i systematyzującym obrót. Niestety, zapowiadane rozwiązania w kwestii odpowiedzialności za dokumenty wprowadzane do KSeF nie spotykają się z pozytywnym odbiorem wśród pracowników biur rachunkowych. Na razie brak zapowiedzi jakichkolwiek zmian.