Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF w 2026 r.? Wyłączenia i limit 10 000 zł

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników objętych obowiązkiem. Dla najmniejszej sprzedaży fakturowanej przewidziano jeszcze ułatwienie do 31 grudnia 2026 r. Istnieją też wyłączenia, które zależą od transakcji lub statusu jej stron.

Nie ma więc jednej odpowiedzi opartej wyłącznie na wielkości firmy albo formie prawnej. Jednoosobowa działalność może podlegać KSeF, a konkretna faktura dużej spółki może być z obowiązku wyłączona. Aktualny harmonogram przedstawia Ministerstwo Finansów w zestawieniu podstaw prawnych i terminów KSeF.

Limit 10 000 zł brutto: jak działa do końca 2026 r.?

Do końca 2026 r. można korzystać z przejściowego wystawiania faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, dokumentowana fakturami objętymi tym ułatwieniem, nie przekracza 10 000 zł. Liczy się wartość brutto odpowiednich faktur, a nie cały obrót firmy, dochód ani saldo rachunku. Nie należy też mylić tego limitu z limitem zwolnienia podmiotowego z VAT.

Do tego wyliczenia nie wchodzą faktury, które już z innego powodu pozostają poza obowiązkowym KSeF, w szczególności faktury konsumenckie. Nie wlicza się również dokumentów objętych przejściowym wyjątkiem dla faktur z kas rejestrujących. Fakturę przyporządkowuje się do miesiąca wystawienia. Szczegóły obliczeń i przykłady wyjaśnia oficjalne FAQ KSeF 2.0.

Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje już przy fakturze, która go przekracza, oraz obejmuje kolejne faktury podlegające systemowi. Niższa sprzedaż w następnym miesiącu nie przywraca tego ułatwienia. Z tego powodu dostęp do KSeF warto przygotować przed wystawieniem dokumentu, który może przekroczyć próg.

Przykład modelowy: przedsiębiorca korzystający dotychczas z ułatwienia wystawił w październiku faktury uwzględniane w limicie na łącznie 8 500 zł brutto. Kolejna opiewa na 2 000 zł brutto. Suma wynosi 10 500 zł, więc już tę kolejną fakturę trzeba wystawić w KSeF. Nie wystarczy przesłać do systemu dopiero następnego dokumentu.

Faktury dla konsumentów

Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej pozostają poza obowiązkowym KSeF. Można wystawiać je w systemie dobrowolnie, ale trzeba zapewnić nabywcy ich otrzymanie w uzgodniony sposób. Jeżeli właściciel firmy kupuje coś prywatnie, znaczenie ma charakter tej konkretnej transakcji, a nie sam fakt, że figuruje w CEIDG.

Firma sprzedająca jednocześnie przedsiębiorcom i konsumentom powinna zatem rozpoznawać rodzaj nabywcy przed wystawieniem faktury. Jedna wspólna instrukcja „wszystko wysyłamy do KSeF” może nie odpowiadać przyjętemu sposobowi obsługi klientów.

Podmioty zagraniczne i transakcje szczególne

Wyłączenie obejmuje wystawców bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Dotyczy także zagranicznego podatnika posiadającego tutaj stałe miejsce prowadzenia działalności, jeśli to miejsce nie uczestniczy w danej dostawie towarów lub świadczeniu usług. Sam polski numer VAT nie rozstrzyga sprawy. Tak samo nie wystarcza stwierdzenie, że fakturę wystawił „inny oddział” — trzeba ocenić rzeczywisty udział polskiego stałego miejsca.

Odrębne reguły dotyczą m.in. procedury nieunijnej OSS, importowej IOSS, szczególnej procedury międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób i transgranicznej procedury SME z art. 113a ustawy o VAT. Nie można utożsamiać tej ostatniej z każdym krajowym zwolnieniem z VAT. W przypadkach wskazanych dla tych procedur nie przewidziano dobrowolnego wystawienia danej faktury w KSeF.

Istnieją też wyłączenia wykonawcze, np. dla określonych biletów jednorazowych i dokumentów dotyczących usług finansowych lub ubezpieczeniowych, uznawanych za faktury o ograniczonym zakresie danych. To wyjątki zależne od warunków dokumentu i transakcji, a nie ogólne zwolnienie całej branży. Pełne kategorie opisuje MF na stronie o zakresie obowiązkowego KSeF.

Kasy fiskalne i dokumenty, których nie wysyła się do KSeF

Do 31 grudnia 2026 r. odrębne ułatwienie pozwala wystawiać poza KSeF faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony z NIP nabywcy stanowiące faktury uproszczone do 450 zł albo 100 euro. Nie jest to bezterminowe wyłączenie wszystkich faktur o niskiej wartości. Po zakończeniu okresu przejściowego należy stosować reguły właściwe dla danego dokumentu i nabywcy.

Proforma, nota obciążeniowa czy dowód wewnętrzny nie stają się fakturą ustrukturyzowaną tylko dlatego, że zapisano je w pliku elektronicznym. Nie przesyła się ich do KSeF jako faktur. Osobno trzeba także obsługiwać dokumenty zakupowe od zagranicznych dostawców — KSeF nie jest systemem raportowania każdego takiego zakupu.

Zwolnienie z VAT i brak faktury: dwa różne pytania

Najpierw ustala się, czy dla konkretnej sprzedaży trzeba wystawić fakturę na podstawie przepisów o VAT, w tym przepisów o żądaniu nabywcy. Dopiero później bada się obowiązek wystawienia jej w KSeF. Podatnik zwolniony z VAT nie jest automatycznie zwolniony z systemu, kiedy wystawia fakturę objętą obowiązkiem. Określenie „nie jestem vatowcem” nie wystarcza do decyzji o dalszym wysyłaniu plików PDF.

Co sprawdzić w swojej firmie?

1. Podziel sprzedaż według nabywców, procedur podatkowych i rodzajów wystawianych dokumentów.
2. Ustal, które faktury rzeczywiście wchodzą do limitu 10 000 zł oraz kto kontroluje go przed wystawieniem kolejnego dokumentu.
3. Przygotuj dostęp do odbierania faktur. Ułatwienie w ich wystawianiu nie odracza automatycznie otrzymywania faktur zakupowych w systemie.
4. Uzgodnij z księgowością zasady na styczeń 2027 r. i sprawdź przed tą datą, czy przepisy przejściowe uległy zmianie.

Podział zadań opisujemy w tekście KSeF a współpraca z biurem rachunkowym. Jeśli wątpliwości dotyczą skutków błędu, przeczytaj też kto odpowiada za faktury w KSeF.

Chcesz ustalić, które zasady dotyczą Twojej działalności? Skontaktuj się z BTLA. Do rozmowy przygotuj opis sprzedaży, przykładowe faktury bez danych wrażliwych i informację o wykorzystywanym programie. Zakres analizy oraz koszt ustalamy po poznaniu sytuacji firmy. Zobacz także naszą obsługę rozliczeń VAT i JPK.

Opracowanie przedstawia zasady i materiały urzędowe zweryfikowane 15 października 2026 r. Przy ustalaniu obowiązków na późniejszy okres trzeba uwzględnić kolejne zmiany prawa.