Procedura SME umożliwia małej firmie z siedzibą w UE korzystanie ze zwolnienia z VAT także w wybranych innych państwach członkowskich. Polski przedsiębiorca zgłasza zamiar przez e-Urząd Skarbowy i czeka na odpowiednią identyfikację EX. Sam status podatnika zwolnionego w Polsce nie wystarcza do rozpoczęcia zwolnionej sprzedaży za granicą.
Stan informacji: 27 października 2026 r. Przykłady są uproszczone i wymagają dopasowania do rzeczywistych transakcji.
Co oznacza procedura SME w VAT?
To dobrowolne rozwiązanie obowiązujące od 2025 r. Odnosi się do zwolnienia podatkowego, a nie do ogólnej definicji sektora małych i średnich przedsiębiorstw stosowanej np. w dotacjach. Warunki zależą od obrotu unijnego i zasad państwa, w którym firma chce korzystać ze zwolnienia.
Od zgłoszenia do numeru EX
- Opisz transakcje i ustal państwa opodatkowania.
- Sprawdź warunki oraz wyłączenia w każdym z wybranych państw.
- Przygotuj obrót wymagany do zgłoszenia, z podziałem na państwa i właściwe okresy.
- Złóż uprzednie powiadomienie w e-Urzędzie Skarbowym. Jeśli nie masz wymaganej rejestracji VAT, sprawdź wcześniej obowiązek złożenia VAT-R.
- Ustal datę, od której potwierdzono wykorzystanie EX w konkretnym państwie.
MF wskazuje Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście jako organ obsługujący polskie zgłoszenia. Podstawowy termin załatwienia sprawy wynosi 35 dni roboczych; dodatkowa weryfikacja może go wydłużyć. Nie jest to gwarancja automatycznego uruchomienia zwolnienia po samym odliczeniu dni.
Od kiedy stosować zwolnienie?
Sprawdź informację o nadaniu lub potwierdzeniu EX oraz państwa, których dotyczy. Potwierdzenie dla jednego rynku nie zastępuje potwierdzenia dla następnego. Do czasu skutecznego rozpoczęcia zwolnienia nie należy samodzielnie oznaczać sprzedaży jako zwolnionej tylko dlatego, że wysłano formularz.
Przygotuj dalszą obsługę procedury
Firma potrzebuje ewidencji obrotu, informacji kwartalnych i reakcji na przekroczenie limitu unijnego. Zapisz osobę odpowiedzialną za kontrolę sprzedaży i przekazanie zmian do księgowości. Przy kolejnych rynkach aktualizuj zgłoszenie zamiast zakładać, że raz uzyskany numer działa wszędzie.
Czy to się opłaca?
Porównaj ceny dla klientów, zakupy i wpływ zwolnienia na odliczenie podatku. OSS pełni inną funkcję niż SME. Dobrze dobrany model wynika z transakcji firmy, a nie z samej nazwy procedury.
Powiązane poradniki i wsparcie
- Kiedy mała firma może korzystać ze zwolnienia w innym państwie UE
- Polski limit 240 000 zł a limit unijny SME
- SME: przekroczenie 100 000 euro obrotu w UE
- Informacja kwartalna SME: termin, dane i korekta
- SME a OSS: zwolnienie i rozliczenie VAT
- VAT, JPK i rozliczenia transgraniczne — wsparcie BTLA
Źródła i zakres
Lista kontrolna jest propozycją organizacji pracy. Ustalenie obowiązku podatkowego wymaga oceny rodzaju transakcji, miejsca opodatkowania i przepisów właściwego państwa.
