Podstawowy termin zwrotu VAT dla okresów rozliczeniowych przypadających od 1 lutego 2026 r. wynosi 40 dni od złożenia rozliczenia. Nie rozpoczyna się w dniu zapłaty za zakup ani na koniec miesiąca. Trzeba również sprawdzić, czy dana sytuacja nie podlega terminowi szczególnemu.
Najpierw ustal okres rozliczenia
Nowy termin dotyczy wskazanych w przepisach okresów, a nie wszystkich dokumentów wysyłanych po określonej dacie. Rozliczenie wcześniejszego okresu i jego korekta wymagają sprawdzenia reguł właściwych dla tego okresu. Dla deklaracji kwartalnej oceniaj pełny okres zgodnie z regulacją przejściową, zamiast dzielić zwrot według dat poszczególnych faktur.
Potwierdź także, czy wykazana kwota jest nadwyżką VAT, czy sprawa dotyczy nadpłaty. Te pojęcia prowadzą do różnych procedur. Brak sprzedaży objętej wskazanymi przepisami może kierować do zwrotu w 180 dni.
Od złożenia, a nie od zakupu
Załóżmy, że rozliczenie objęte podstawowym terminem złożono 25 maja 2026 r. Przy liczeniu terminu w dniach nie uwzględnia się dnia zdarzenia rozpoczynającego bieg. Pierwszym dniem jest 26 maja, a czterdziestym 4 lipca. Ponieważ przypada w sobotę, w typowym zastosowaniu reguł Ordynacji podatkowej koniec przesuwa się na 6 lipca. Przykład zakłada brak innych zdarzeń wpływających na termin.
Zachowaj potwierdzenie wysyłki i przyjęcia rozliczenia. Korekta może wpływać na bieg terminu i zakres wykazanej kwoty. Nie planuj płynności na podstawie pierwotnej daty bez sprawdzenia skutków korekty i ewentualnych rozstrzygnięć urzędu.
Czy urząd może sprawdzić zwrot?
Tak. Art. 87 ust. 2 ustawy o VAT pozwala przedłużyć termin, gdy zasadność zwrotu wymaga dodatkowej weryfikacji. Badanie może obejmować dokumenty podatnika oraz rzeczywisty przebieg transakcji. Duży zakup inwestycyjny nie jest samodzielnym dowodem pełnego prawa do odliczenia.
Sprawdź doręczone pismo, rodzaj czynności oraz zakres i termin odpowiedzi. Ocena skuteczności przedłużenia wymaga analizy konkretnego rozstrzygnięcia i doręczenia. Nie należy ani zakładać bezwarunkowej wypłaty czterdziestego dnia, ani uznawać każdego wezwania za skuteczne przedłużenie.
Co przygotować?
- Uzgodnienie kwoty zwrotu z ewidencją i JPK.
- Faktury oraz dokumenty potwierdzające wykonanie i odbiór.
- Wyjaśnienie związku zakupów z działalnością opodatkowaną.
- Wymagane informacje o płatnościach i rachunku.
- Dokumentację korekt oraz wcześniejszych kwot przeniesionych.
Jeżeli faktury pochodzą z KSeF, rozdziel techniczny odbiór od potwierdzenia rzeczywistej transakcji. Dokumentacja powinna pozwalać odtworzyć uzasadnienie odliczenia bez wielokrotnego zbierania tych samych danych od różnych działów.
Odsetki i zabezpieczenie
Przy zasadnym zwrocie po prawidłowym przedłużeniu ustawa przewiduje odsetki odpowiadające opłacie prolongacyjnej. Innej oceny wymagają nieprawidłowe przedłużenie i oprocentowanie nadpłaty. Nie stosuj jednej obietnicy odsetkowej do wszystkich przypadków.
Ustawa przewiduje także zwrot po złożeniu odpowiedniego zabezpieczenia, z warunkami co do kwoty, formy i czasu. Warto porównać koszt zabezpieczenia z potrzebami płynnościowymi. Dla innych wariantów sprawdź dwa zwroty 25-dniowe, a przy konkretnej sprawie uzgodnij zakres pomocy VAT BTLA.
Inne sytuacje i zakres analizy przedstawia dział doradztwa VAT BTLA. Wybierz wariant na podstawie rodzaju transakcji i właściwego okresu rozliczeniowego.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa o VAT — tekst ujednolicony, Dz.U. 2026 poz. 1263 ze zmianami
- MF — odliczenie i zwrot podatku VAT, aktualizacja 13.10.2026
Stan informacji: 31 października 2026 r. Przykłady objaśniają przyjęte założenia i wymagają dopasowania do rzeczywistych dokumentów.
