RODO
Audyt RODO i wdrożenie ochrony danych osobowych
W BTLA zapewniamy kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych. Nasze działania zaczynamy od audytu RODO, który pokazuje, gdzie Twoja firma narażona jest na ryzyko, a następnie wdrażamy odpowiednie procedury i dokumentację.
Numer telefonu
32 307 70 37
Adres email
kontakt@btla.eu
DL TOWER
al. Korfantego 138A lok. 114
40-156 Katowice
GODZINY OTWARCIA
Poniedziałek – piątek
8:30 – 16:30
Dokumentacja RODO, polityki prywatności, rejestry
Przygotowujemy pełen pakiet dokumentów zgodnych z RODO i specyfiką Twojej działalności:
- polityki prywatności i klauzule informacyjne,
- rejestry czynności przetwarzania i rejestry kategorii danych,
- procedury bezpieczeństwa dla pracowników i działów IT,
- umowy powierzenia danych z kontrahentami i dostawcami usług.
Nasze dokumenty są praktyczne – nie generują zbędnej biurokracji, a realnie zabezpieczają przedsiębiorcę.
Reprezentacja przy kontrolach UODO
Kontrola Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) to stresujące doświadczenie dla każdej firmy. W BTLA:
- przygotowujemy firmę do kontroli poprzez audyt i symulacje,
- reprezentujemy przedsiębiorcę podczas postępowania,
- odpowiadamy na pisma i wnioski organu,
- bronimy w przypadku nałożenia sankcji lub kar finansowych.
Dzięki temu Twoja firma ma pewność, że wszystkie działania są zgodne z prawem, a ryzyko sankcji minimalne.
Audyt i wdrożenie RODO w BTLA to nie tylko obowiązek prawny, ale też przewaga konkurencyjna – pokazujesz kontrahentom i klientom, że dbasz o bezpieczeństwo ich danych.
FAQ – Audyt RODO i wdrożenie ochrony danych osobowych
Czy każda firma musi wdrożyć RODO?
Tak. RODO dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy przetwarzają dane osobowe – niezależnie od wielkości firmy i branży. Nawet mikroprzedsiębiorca zatrudniający jedną osobę lub prowadzący sklep internetowy ma obowiązek stosować przepisy.
Na czym polega audyt RODO?
Audyt sprawdza, jakie dane osobowe gromadzi firma, w jaki sposób są przetwarzane i czy procedury spełniają wymogi prawa. Efektem jest raport z rekomendacjami i plan działań naprawczych.
Jakie dokumenty są wymagane przy RODO?
Najczęściej: polityka prywatności, klauzule informacyjne, rejestry czynności przetwarzania, procedury bezpieczeństwa oraz umowy powierzenia danych z kontrahentami.
Czy brak dokumentacji RODO grozi karą?
Tak. UODO może nałożyć kary finansowe – nawet do kilku milionów złotych. Dodatkowo brak zgodności może skutkować utratą zaufania klientów i kontrahentów.
Jak wygląda kontrola UODO?
Kontrola rozpoczyna się od zawiadomienia i żądania przedstawienia dokumentacji. Inspektorzy mogą odwiedzić siedzibę firmy, przesłuchiwać pracowników i sprawdzać systemy informatyczne.
Czy BTLA reprezentuje podczas kontroli UODO?
Tak. Przygotowujemy firmę do kontroli, uczestniczymy w czynnościach, odpowiadamy na pisma i bronimy przedsiębiorców w przypadku postępowań i nałożenia sankcji.
Jak często aktualizować dokumentację RODO?
Rekomendujemy przegląd co najmniej raz w roku oraz przy każdej zmianie w strukturze firmy, procesach biznesowych lub w przepisach prawa.
Czy sklep internetowy musi mieć politykę prywatności?
Tak. To podstawowy obowiązek informacyjny wobec klientów. Polityka prywatności powinna jasno opisywać cele i zasady przetwarzania danych osobowych.
Czy szkolenia pracowników są obowiązkowe?
RODO nie nakłada wprost obowiązku szkoleń, ale wymaga zapewnienia, że pracownicy działają zgodnie z przepisami. Regularne szkolenia minimalizują ryzyko błędów i naruszeń.
Dokumentacja RODO -przygotowanie oraz jej istota
Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r., a obowiązującym od dnia 25 maja 2018 r., wszelkie firmy oraz przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji w sposób zgodny z polityką ochrony danych osobowych. W samym rozporządzeniu brak jest enumeratywnego wyliczenia wymaganej dokumentacji oraz szczegółowych procedur bezpieczeństwa oraz przechowywania danych.
Przygotowanie dokumentacji RODO – jakie czynności należy wykonać?
Podstawą rozpoczęcia przygotowania dokumentacji zgodnej z RODO jest przeprowadzenie audytu w zakresie zgodności istniejącej już dokumentacji z Rozporządzeniem. Wobec firm czy przedsiębiorców, którzy prowadzą dokumentację niepełną lub niespełniającą wymogów ustawowych są nakładane sankcje, najczęściej w postaci znacznych kar pieniężnych. Sama dokumentacja obejmuje zarówno wewnętrzne procedury, jak również zgodność z RODO musi być ujawniona wobec podmiotów zewnętrznych, chociażby w postaci polityki prywatności zamieszczonej na stronie internetowej, jak również w postaci obowiązków informacyjnych.
Dokumentacja wewnętrzna dzielona jest również na trzy główne podgrupy: umożliwiające rozliczanie się z wymogów RODO, wspierające procedury bezpieczeństwa oraz rejestry. Dokumentacja z każdej z trzech wyżej wymienionych grup musi obligatoryjnie znajdować się w wewnętrznej dokumentacji firmowej. Należy także mieć przygotowane odpowiednie procedury w przypadku naruszeń ochrony danych osobowych, przykładowo poprzez wyciek danych z systemu czy przekazanie przez pracownika danych wobec podmiotu nieuprawnionego.
Jaką dokumentację należy przygotować, aby była zgodna z RODO?
Dokumentację można podzielić na wymaganą oraz zalecaną. W czasie kontroli za brak dokumentacji zalecanej nie zostaną nałożone żadne sankcje, natomiast ułatwi to zarówno funkcjonowanie firmy, jak i ułatwi i przyśpieszy kontrolę. Do dokumentacji wymaganej zaliczają się:
- Zasady retencji danych
- Zasady privacy by design i privacy by default
- Struktura organizacyjna w zakresie ochrony danych osobowych
- Procedura nadawania upoważnień
- Postępowanie z incydentami ochrony danych osobowych
- Ocena skutków dla ochrony danych osobowych
- Realizacja praw osób, których dane mogą dotyczyć
- Rejestr czynności przetwarzania
- Rejestr kategorii czynności przetwarzania
- Nadto niezbędne są klauzule informacyjne oraz klauzule zgody.
Wśród dokumentacji zalecanej wyróżnia się chociażby materiały informacyjne dla pracowników, opis środków bezpieczeństwa czy procedury szkoleń lub audytu wewnętrznego.
Jaki cel ma przygotowanie tak dużej ilości dokumentacji w związku z RODO?
Wobec licznych obowiązków nakładanych na podmioty przetwarzające dane osobowe, niezbędne jest również prowadzenie szczegółowej dokumentacji, która pozwoliłaby na prawidłowe wykonywanie tych obowiązków. Podstawowym celem posiadania większości z wymaganej dokumentacji nie jest bowiem realizacja konkretnego obowiązku, natomiast udowodnienie jego prawidłowej realizacji. Nadto sporządzenie takiej dokumentacji z pewnością zapewnia bezpieczeństwo danych nie tylko pracowników, ale również innych osób, których firma przetwarza dane. Muszą oni także wiedzieć w jaki sposób te dane są gromadzone i przechowywane, a służyć temu ma właśnie odpowiednio przygotowana dokumentacja. Jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie sprawdzenia zgodności posiadanej dokumentacji z wymogami RODO lub w zakresie jej przygotowania, skontaktuj się z naszą Kancelarią.